Wie lange müssen Geschäfts-eMails aufbewahrt werden?

Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer für Handelsbriefe beträgt in Deutschland 6 Jahre. Und dazu zählen eben auch eMails, denn diese werden vom Gesetzgeber inzwischen als beweisfähig anerkannt. Bei Rechnungen gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren*. Zu beachten ist dabei, daß die eMails im Original, also in digitaler Form, inkl. aller Anhänge archiviert werden müssen, und zwar auch dann, wenn sie ausgedruckt wurden. Unternehmen bei denen die eMail-Korrespondenz unüberschaubar zu werden droht, kommen also um eine eMail-Archivierungs-Software nicht drumrum.



Was gibt´s Neues von der lästigen Spam-Front?

Trost, weil jedermann mit seiner, zumal privaten eMail-Adresse vorsichtig umgehen kann (siehe Kasten rechts). Und Hoffnung weil, und das betrifft in erster Linie Firmen-eMail-Adressen, es mittlerweile lernende eMail-Filter gibt, sogenannte "Bayes"-Filter. Diese werden mit den typischen Texten und Worten erkannter Spam-eMails gefüttert. Dann durchsucht das Programm dieser intelligenten Spam-Killer alle neuen eMails auf die indizierten Spam-Wörter und blockiert sie nach bestätigtem Tatverdacht. Der Erfolg der Content-Analyse bleibt nicht aus, wie die Computerzeitschrift "c´t" in Tests feststellte. Danach wurden 95 bis 97 % der Spam-eMails erkannt. Und von den erwünschten eMails konnten immerhin 99 bis 100 % die Spam-Barriere passieren. Man achte also auf die Wortwahl der eMails die man sich unter Kollegen spaßeshalber schickt, so man nicht spam-gefiltert werden möchte.